Microsoft erweitert die Rolle von Copilot im klassischen Outlook deutlich. Ab Ende August 2026 erhält die vertraute Desktop-Version von Outlook eine feste Copilot-Schaltfläche im Menüband, inklusive Funktionen, die E-Mail-Threads „lesen“ und darauf basierend Entwürfe und Vorschläge liefern können. Für Nutzer mit einer gültigen Lizenz ändert sich nichts an den Einstellungen, wohl aber an dem, was sie in ihrem Postfach sehen.
Was wurde genau angekündigt?
Microsoft hat die Änderung über ein Update im Microsoft 365 Message Center (MC1441784) bestätigt. Bisher war Copilot im klassischen Outlook vor allem in einer Seitenleiste versteckt, während das neue Outlook den KI-Assistenten bereits überall einband. Mit diesem Update gleicht Microsoft die Erfahrung an: Wie in Word, Excel und PowerPoint erscheint nun eine dauerhafte Copilot-Schaltfläche im Menüband des klassischen Outlook.
Rollout ab Ende August, breit verfügbar im Oktober
Der Rollout beginnt Ende August 2026 und erfolgt schrittweise. Microsoft gibt an, dass die meisten Nutzer weltweit die neue Schaltfläche erst um Oktober 2026 zu sehen bekommen. Die Funktion wird automatisch für jeden mit einer gültigen Microsoft 365 Copilot-Lizenz aktiviert – eine separate Einstellung oder Aktion durch Administratoren ist nicht nötig.
Copilot wird kontextbewusst
Neu ist, dass Copilot im klassischen Outlook künftig ganze E-Mail-Threads lesen und verstehen kann, statt nur einzelner Nachrichten. Darauf basierend macht der Assistent gezielte Vorschläge: eine Unterhaltung zusammenfassen, eine Antwort entwerfen oder eine Aufgabe aus einem Thread aufgreifen. Microsoft nennt als Beispiel eine Konversation über eine Rückerstattung für stornierte Tickets: Copilot kann dann, wissend dass zuvor um eine Rückerstattung gebeten wurde, automatisch eine passende Antwort vorschlagen.
Laut Microsoft können Nutzer mit einem Klick auf einen solchen Vorschlag reagieren, um Inhalte zusammenzufassen, Entwürfe zu erstellen, Informationen zu ordnen oder Aufgaben schneller zu erledigen.
Auch im Verfassen-Fenster integriert
Neben der Schaltfläche im Menüband erscheint Copilot künftig auch automatisch im Verfassen-Fenster des klassischen Outlook, wenn Nutzer eine neue E-Mail schreiben. Damit lassen sich Texte in Echtzeit verfeinern oder umschreiben, während der Nutzer selbst die endgültige Formulierung bestimmt. Bisher galt das nur für das neue Outlook; mit diesem Update erhält die klassische Version dieselbe Möglichkeit.
Die bestehende Copilot-Seitenleiste im klassischen Outlook bleibt neben der neuen Schaltfläche im Menüband weiterhin bestehen.
Eine Ausnahme: kein Copilot in der Suchfunktion
Nicht jede Copilot-Erweiterung in Outlook wird umgesetzt. Microsoft gab Ende Juli 2026 bekannt, dass eine geplante Integration von Copilot in die Suchfunktion von Outlook gestrichen wurde, nachdem Nutzer sich gegen KI-Antworten oben in den Suchergebnissen ausgesprochen hatten. Diese Episode zeigt, dass Microsoft KI-Erweiterungen manchmal zurückzieht, wenn die Resonanz negativ ausfällt, auch wenn das Unternehmen die breitere Copilot-Integration in Outlook unvermindert fortsetzt.
Was bedeutet das für Nutzer und Administratoren?
Für Endnutzer mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz erscheint die neue Schaltfläche einfach automatisch, ohne dass etwas eingestellt werden muss. Für IT-Abteilungen und Administratoren gilt es vor allem:
- den Servicedesk über die neue, dauerhaft sichtbare Copilot-Schaltfläche zu informieren, damit Nutzeranfragen nicht als Störung missverstanden werden;
- interne Dokumentation und Schulungsmaterial zu Outlook zu aktualisieren;
- zu prüfen, welche Nutzer über eine Copilot-Lizenz verfügen, da die Schaltfläche nur für diese sichtbar wird, während Nutzer ohne Lizenz die Funktion nicht erhalten.
Bestehende Lizenz- oder Einstellungsentscheidungen für Copilot ändern sich nicht: Wer den Assistenten bereits über die Seitenleiste nutzt, sieht dort keine Änderung.
Was du daraus mitnehmen kannst
Microsoft geht mit diesem Update einen weiteren Schritt zur Angleichung der Copilot-Erfahrung zwischen seinen Office-Apps: Nach Word, Excel und PowerPoint erhält nun auch das klassische Outlook eine feste, gut sichtbare KI-Schaltfläche im Menüband. Die wichtigste Änderung liegt nicht nur in der Position der Schaltfläche, sondern in der dahinterliegenden kontextuellen Funktionalität – Copilot kann künftig ganze E-Mail-Threads durchdringen und darauf basierend konkrete Entwürfe und Aktionen vorschlagen.
Für Organisationen, die bereits mit Microsoft 365 Copilot arbeiten, ist dies vor allem eine Frage der Kommunikation: Die Funktion schaltet sich ab Ende August bis Oktober 2026 selbst frei, ohne dass Administratoren dafür etwas tun müssen. Wer keine Copilot-Lizenz hat, merkt nichts von der Änderung. Der Zeitpunkt dieses Rollouts, direkt nach der Streichung von Copilot in der Suchfunktion, zeigt zudem, dass Microsoft weiter experimentiert, wo KI in Outlook bei Nutzern gut ankommt und wo nicht.
